Выбрать помещение, которое будет достойным для проведения конференции, является не таким простым делом. Аренда конференц-зала приобрела особую популярность. Сегодня можно встретить большое количество предложений по аренде конференц-зала. Однако, не все помещения будут отвечать всем необходимым требованиям. Важно понимать, что зал для проведения конференции должен быть больше, чем предполагаемое количество участников конференции.
Важно ознакомиться с интерьером предполагаемого помещения под проведение конференции. Чем больше будет статус конференции, тем большей роскошью должен обладать само помещение. лучше всего выбирать зал, у которого будет деловой стиль.
Аренда конференц-зала на несколько часов может быть очень выгодной, чем фиксированной. Лучше всего забронировать помещение под проведение конференции заранее, особенно если конференция будет проходить в субботу или воскресенье. Важно обращать внимание и на то, где расположено само помещение. Лучше всего выбирать помещение ближе к центру. Вряд ли кто-то поедет на окраину городу, куда будет проблематично добраться. Также это может повлиять на то, чтобы все участники конференции могли вовремя прибыть на мероприятие.
Также есть моменты, которые также нужно учитывать, выбирая помещение под конференцию.
- Важно обращать внимание на тип рассадки. Неважно сколько гостей будет на конференции, важно всех правильно рассадить. Будут ли они сидеть рядом с оратором, полукругом или в несколько рядов. Лучше всего места располагать амфитеатром.
- Важно подготовить и все оборудование: радиомикрофон, экран с фото и видеопроектором, приобрести магнитно-маркерную доску, наличие интернета, необходимые канцтовары.
- Также немаловажным будет достаточное количестве дневного света, искусственное освещение должно располагаться так, чтобы ни один участок зала не остался без освещения.
- Есть компании, которые предлагают аренду помещения вместо со всей необходимой оргтехникой.
Также важно учитывать и то, чтобы на конференции кофе-брейк. Приблизительно через 1,5-2 часа, человек начинает уставать, снижается концентрация его внимания, что отражается на восприятии полученной информации. Важно устроить небольшой перерыв, примерно на 15-20 минут, чтобы участники конференции смогли отдохнуть.
