Вступил в силу новый запрет по отпускным. Теперь их нельзя платить за три дня до отпуска. Штраф – 100 000 руб. В России впервые за несколько лет изменились правила по выплате отпускных. Теперь бухгалтерам нужно быть особенно внимательными, чтобы не попасть на штрафы. Содержание: Новые правила Способы обезопасить фирму от штрафов на время отпуска Мнение Роструда: какой срок выплаты отпускных Позиция судей Нарушение сроков выплаты отпускных Расчет отпускных в 2018 году по-новому: примеры расчета Новые правила Теперь работники получают отпускные на день раньше. Теперь выдавать отпускные за три дня до начала отпуска нельзя — это грозит работодателю серьезными штрафами. Все дело в том, что вступили в силу судебные решения, из которых следует: отпускные надо выдавать еще раньше, чем за три дня. На примере Человек идет в отпуск в понедельник. Когда ему надо выдать отпускные? Входят ли выходные в расчет этих дней? Судьи сказали, что выходные входят в расчет дней до начала отпуска. При этом между днем отпуска и днем выплаты должно стоять три полных календарных дня. В нашем примере с отпуском с понедельника безопасно выдать отпускные в четверг или раньше. Пятница, суббота, воскресенье — три полных дня до начала отпуска. Поэтому на практике лучше всего выдавать отпускные за 4 дня до отпуска, чтобы у трудовиков не было претензий. Способы обезопасить фирму от штрафов на время отпуска 1. Передайте обязанности заместителю и поручите ему проверять «электронку». Этот способ самый эффективный. Но не в каждой фирме есть человек, который сможет полностью заменить главбуха. Иногда такую ответственность не готов взять на себя ни один из коллег. 2. Письменно предупредите налоговиков и фонды, что вы уходите в отпуск. Укажите, что, кроме вас, никто не сможет представить контролерам нужные документы и пояснения. К письму приложите копию приказа на свой отпуск. Некоторые контролеры идут навстречу и не высылают требования во время отдыха главбуха. Но даже если они проигнорируют вашу просьбу, письмо пригодится, если вас оштрафуют за непредставление документов. 3. Контролируйте удаленно электронную почту. Для этого подключите уведомления на личный электронный ящик или по СМС. Так вы будете знать, что налоговики прислали запрос, и сможете дать инструкции сотрудникам в офисе, как на него отвечать или какие документы подготовить. Мнение Роструда: какой срок выплаты отпускных Перекликается с нормами ст. 136 ТК РФ и письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1, определяя трехдневный минимум в календарных днях, отсчитываемых до начала отпуска. Отмечается в документе и необходимость учета нерабочих дней. При их наличии срок, до которого выплаты должны быть произведены, увеличивается, т.е. выдать положенные суммы придется за 4, 5 или более дней. Например, при предоставлении отпуска с 14 июня 2018 года, выплату осуществляют не 10-го, а 9-го июня в субботу (это был рабочий день), поскольку 10-е и 11-е июня – выходные, а 12-е – праздничный день. Однако письмом № 1693-6-1 не прояснено такое обстоятельство: следует ли в трехдневный срок засчитывать день выплаты. Упоминается лишь возможность выдачи отпускных в четверг или пятницу работнику, уходящему в отпуск в понедельник. Отсутствие этого пояснения породило различия в трактовке сроков в разных трудовых инспекциях регионов. Так, в Иркутской области правомерным считается выплата отпускных за 2 дня на 3-й до наступления отпуска, а в ГИТ Санкт-Петербурга рекомендуется перечислять или выдавать деньги на отпуск за 3 дня на 4-й. На практике, исходя из законодательных норм, соображений безопасности и простой житейской осторожности, бухгалтеры проводят выплаты именно на 4-й день. К тому же, существует немало противоречащих друг другу решений Арбитражного суда. Позиция судей Как и трудовики, судебные инстанции разных регионов полярно расходятся в вопросе включать лидату выплаты в трехдневный срок или нет. Так, арбитры Ленинградского и Кемеровского областных судов считают, что день выдачиследует включать в трехдневный период, а суды других субъектов РФ имеют прямо противоположное мнение. Например, областной суд г. Челябинска в решении № 11-11043/2015 от 17.09.2015 определил, что даты наступления отпуска и его оплаты должны разделять 3 полных дня. Такое же мнение и у Пермского краевого суда (решение от 23.01.2018 № 21-46/2018). Подобная разница в судебных решениях обусловлена отсутствием четких законодательных разъяснений. А поскольку вопрос сроков выплат – принципиальный,и его невыполнение в отведенных рамках может привести к штрафам, безопаснее выплачивать отпускные за 3 полных дня до начала отдыха, т. е. на 4-й. Рассмотрим, как считать срок выплаты отпускных на примере: Работник уходит в отпуск в пятницу 20 июля 2018. Отсчитаем назад 3 дня – 19, 18, 17 июля. Выдать отпускные следует в понедельник 16-го. В этом случае предприятие точно не рискует получить штраф за несвоевременную выплату отпускных при проверке трудовой инспекцией. Нарушение сроков выплаты отпускных Несоблюдение установленного срока для оплаты очередного отпуска карается начислением штрафа. И если это нарушение зафиксировано проверкой трудового инспектора, то предстоит нести за него ответственность. Так, п. 1ст. 5.27 КоАП РФ предусматривает штрафы: для предприятий – от 30 000 до 50 000 руб.; для должностных лиц (к примеру, кадровика, бухгалтера, директора компании) – от 1000 до 5000 руб.; для бизнесмена-ИП – от 1000 до 5000 руб. Впрочем, при единичном нарушении, выявленном впервые, инспектор, как правило, ограничивается предупреждением. Если же несоблюдение трудового законодательства носит систематический характер, и на фирму уже возлагалась административная ответственность, повторные санкции ГИТ ужесточаются, и штрафы значительно возрастают, составляя: для компаний – от 50 000 до 70 000 руб.; для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб. либо дисквалификация на срок от 1 до 3-х лет; для ИП – от 10 000 до 20 000 руб. Заметим, что нарушение соблюдения сроков выдачи отпускных работодателем будет и в случае, если он экстренно отпустит сотрудника по заявлению с мотивированными обстоятельствами, написанному позже, чем за 3 дня до начала отпуска, поскольку никаких исключений в ст. 136 ТК РФ не предусматривается(письмо Минтруда РФ № 14-2/В-644 от 26.08.2015). Расчет отпускных в 2018 году по-новому: примеры расчета Пример 1: расчетный период отработан полностью Сотрудник Иванов И. написал заявление на отпуск с 1 по 20 февраля2018 г. Оклад сотрудника — 48 500 руб. В декабре 2016 г. начислена единовременная выплата за выслугу лет в сумме 10 000 руб., также ежемесячно Иванов И. получает компенсацию проезда 4200 и оплату мобильного телефона 1200. Период отработан полностью. 1) Определим расчетный период: с 1 февраля 2016 г. по 31 января2018 г., отработан полностью. 2) Определим выплаты, включаемые в расчет: Для расчета берем оклад сотрудника (48 500 x 12 месяцев) и единовременную выплату 10 000 руб. Компенсации проезда и телефона не являются оплатой труда. 3) Определим средний заработок: 48 500 x 12 + 10 000 / 12 = 49 333,33 руб. 4) Рассчитаем отпускные: 49 333,33/ 29,3 x 20 дн. = 33 674,63 руб. 5) Определим сумму отпускных к перечислению работнику: 33 674,63 x 13% = 4 378 руб. 33 674,63 — 4378 = 29 296,63 руб. НДФЛ в сумме 4 378 руб. перечисляем в день выплаты отпускных. Пример 2: расчетный период отработан частично Сотрудница Захарова Н. идет в отпуск с 1 по 14 июня2018 г. Оклад — 37 500 руб. Сотрудница принята на работу с 1 декабря 2016 г., в апреле2018 г. начислены больничные за 7 дней — 10 000, зарплата за апрель — 28 125 руб. 1) Определим расчетный период: с 1 декабря 2016 г. по 31 мая2018 г. Захарова Н. отработала 5 полных месяцев (декабрь, январь, февраль, март и май): 5 x 29, 3 = 146,5 дн. За месяц с больничным рассчитаем дни по формуле: 29,3 x количество отработанных календарных дней : количество календарных дней в месяце В апреле: 29,3 x 23/30 = 22,46 дн. Итого: 146,5 дн. + 22, 46 дн. = 168,96 дн. 2) Определим выплаты в расчетном периоде: Зарплата за 5 полных месяцев и часть апреля, за исключением суммы больничного: 37 500,00 x 5 + 28 125,00 = 215 625,00 руб. 3) Рассчитаем отпускные: 215 625,00 / 168,96 дн. x 13 дн. = 16 590,47 руб. 5) Определим сумму отпускных к перечислению работнику: 16 590,47 x 13% = 2156,76 руб. 16 590,47 — 2156,76 = 14 433,71 руб. Пример 3: расчет с пропорциональным учетом премии Алферов В. написал заявление на отпуск с 1 по 14 февраля2018 г., стаж работы — 6 лет, оклад — 53 000 руб. Ежемесячная премия — 3000. В декабре 2016 г. была выплачена премия по итогам года — 100 000. В марте проведен больничный 14 дней (с 14 по 27 марта), сумма пособия — 25 775 руб., заработная плата — 27 761 руб. 1) Определим расчетный период: с 1 февраля 2016 по 31 января2018 г. Количество отработанных дней в марте: 29,3 x (31 — 14)/31 = 16,07 дн. 2) Рассчитаем сумму выплат за март для среднего заработка: Согласно производственному календарю в марте 2016 г. — 21 рабочий день, Алферов отработал в марте 11 дней. Премия за месяц начисляется исходя из фактически отработанных дней: 3000/ 21 x 11 = 1571,43 руб. Итого за март: 27 761 + 1571,43 = 29 332,43 руб. Из-за больничного период отработан частично, премия по итогам года пересчитывается согласно отработанным дням (239), а по графику (249). 100 000 / 249 x 239 = 95 983, 94 руб. Итого в декабре: 53 000 + 3000 + 95 983,94 = 151 983,94 руб. 3) Объединим данные в таблице: 4) На основании данных таблицы рассчитаем сумму отпускных: 741 316,37 /338,37 дн. x 14 дн. = 30 671,84 руб. 5) Определим сумму отпускных к перечислению работнику: 30 671,84 x 13% = 3987,34 руб. 30 671,84 — 3987,34 = 26 684,84 руб. Пример 4: расчет отпускных при простое по вине работодателя С 23 по 31 марта 2018 года объявлен простой в цехе, так как отдел снабжения не привез материалы. Работник Иванов И. идет в отпуск с 5 июня на 14 календарных дней. 1) Определим расчетный период: с 1 июня 2016 г. по 31 мая2018 г. С 23 по 31 марта работник не работал из-за простоя по вине работодателя. Остальные дни отработаны в полном объеме. 2) Определим выплаты, включаемые в расчет: Доход за расчетный период — 590 000 руб., в том числе 5000 — за время простоя. 3) Определим средний заработок: Число дней в марте, на которое надо поделить заработок: 29,3 : 31 × (31 – 9) = 20,79 дн. Средний дневной заработок при расчете отпускных составит: (590 000 — 5 000) : (29,3 дн. × 11 мес. + 20,79 дн.) = 1705,09 руб. 4) Рассчитаем отпускные: 1705,09 × 14 дн. = 23 871,26 руб. 5) Определим сумму отпускных к перечислению работнику: 23 871,26 x 13% = 3103,26 руб. 23 871,26 — 3103,26 = 20 768 руб. Пример 5: расчет отпускных при смене ставки Сотрудница до 31 декабря 2016 года работала на полставки и ежемесячно получала 12 000 руб. С 1 по 14 ноября 2016 года она была в ежегодном отпуске. За ноябрь зарплата составила 6000 руб., отпускные — 8000 руб. 1) Определим расчетный период: с 1 июля 2016 г. по 30 июня2018 г. 2) Определим доход за расчетный период: 12 000 руб. × 5 мес. + 6000 руб. + 24 000 руб. × 6 мес. + 20 000 руб. = 230 000 руб. 3) Определим число дней в расчетном периоде: (11 мес. × 29,3 дн. (30 дн. – 14 дн.) : 30 дн. × 29,3) = 337,9 дн. Средний дневной заработок при расчете отпускных составит: 230 000 руб. : 337,9 дн. = 680,67 руб. 4) Рассчитаем отпускные: 680,67 руб. × 12 дн. = 8168,04 руб. 5) Определим сумму отпускных к перечислению работнику: 8168,04 x 13% = 1061,84 руб. 8168,04 — 1061,84= 7106,20 руб.
